Deși birourile virtuale nu sunt nicidecum noi sau neobișnuite în lumea afacerilor, criza actuală a crescut masiv atracția soluțiilor de lucru la distanță.
Companiile care anterior nu aveau niciun interes sau nevoie de un birou virtual sunt acum conștiente din plin de avantajele pe care le oferă.
Cu multe companii care cântăresc dacă fac sau nu ca munca la distanță să facă parte din „noul lor normal”, explorăm cum să gândim pe termen lung atunci când trebuie să înființăm biroul virtual.
Cum construim un birou virtual?
Există câțiva pași importanți care sunt recomandați atunci când doriți să construiți un biroul virtual.
Odată ce aveți stabilit acest spațiu, munca companiei dvs. poate merge în continuare în același ritm. Nu trebuie să uităm că indiferent de profilul companiei, avem nevoie de link building.
1. Faceți-vă cercetările
Există multe companii care sunt deja pe deplin îndepărtate și au fost de ceva timp. Vedeți ce puteți afla despre companiile de dimensiunea dvs. care funcționează practic în aceeași industrie, deoarece pot funcționa ca studii de caz.
Atunci când efectuați cercetări de acest fel, este esențial să aveți o minte deschisă. Un birou virtual este o „bestie” diferită de locul de muncă convențional cu care sunteți obișnuiți. Vor exista aspecte care par străine sau chiar descurajante la început.
Planificarea din timp și cercetarea aprofundată vă vor ajuta să vă asigurați că nu există surprize pe parcurs.
2. Implică-ți echipa din timp
Când ați făcut trecerea inițială la munca la distanță la începutul pandemiei, ați avut multă încredere în angajații voștri. V-ați bazat pe ei pentru a ține compania pe linia de plutire. În viitor, este vital să-i implicăm în etapele de planificare a lucrării la distanță pe termen lung.
Pentru ca biroul dvs. virtual să fie cât mai productiv și eficient posibil, echipa trebuie să se simtă încrezătoare cu privire la modul de abordare pe termen lung a muncii lor în acest nou mediu. Trebuie să se pregătească pentru tot ceea ce presupune.
Crearea unui mediu sigur și onest în care preocupările pot fi exprimate în mod deschis va fi apreciat de toată lumea.
Demonstrându-vă încrederea și valorificând opiniile angajaților, veți crește de asemenea, moralul și legătura în cadrul grupului, care poate parcurge un drum lung atunci când angajații nu se mai întorc la un birou fizic.
3. Căutați servicii IT la distanță
Indiferent de industria în care lucrați, tehnologia este o componentă vitală pentru munca la distanță pe termen lung. Soluțiile IT la distanță pot fi de neprețuit. Sunt concepute special pentru a vă ajuta să lucrați eficient de la un birou virtual.
În timp ce nevoile fiecărei companii variază în funcție de dimensiunea și natura sectorului lor, asistența IT la distanță, securitatea IT și cloud computing oferă un avantaj imens.
Multe companii își externalizează nevoile de IT dintr-un motiv sau altul. Pentru unii, principalul beneficiu este reducerea costurilor prin eliminarea necesității unui departament intern. Pentru alții este un lucru mai puțin îngrijorător.
Acest aspect oferă echipei IT mai mult timp liber pentru a lucra la proiecte creative – mai degrabă decât să-și petreacă tot timpul răspunzând la întrebări sau să efectueze remedieri care ar putea fi ușor tratate extern.
Un departament IT eficient la distanță asigură, de asemenea, că echipa dvs. poate lucra ori de câte ori este nevoie, fără întârzieri sau alte probleme.
4. Treceți la o soluție cloud
Veți fi auzit, fără îndoială, de „cloud” și probabil îl veți folosi zilnic, într-o formă sau alta. Cloud computing oferă angajaților dvs. acces la orice au nevoie pentru muncă, cum ar fi software, instrumente, advertoriale și documente, indiferent de locația lor.
Celelalte avantaje ale mutării în cloud includ productivitate și flexibilitate sporite, performanță și scalabilitate ridicate. În plus, obțineți securitate IT îmbunătățită.
Când creați un birou virtual, echipa dvs. trebuie să aibă acces la tot ceea ce ar face într-un mediu obișnuit de birou. Stocând datele, documentele și orice alte resurse esențiale în cloud, echipa dvs. – cu controale de permisiune – poate accesa ceea ce are nevoie, atunci când are nevoie de ele.
Cloud computing este, de asemenea, un atu fantastic atunci când creezi un birou virtual pe termen lung. Furnizorii de cloud își actualizează continuu software-ul pentru a crește eficiența și a rezolva orice probleme.
Într-un birou din viața reală cu o echipă IT, acest lucru ar trebui să se desfășoare pe mai multe dispozitive. Ar putea duce la întârzieri sau la nefuncționări. Cu cloud computing, toate actualizările sunt finalizate automat în culise în timp ce vă concentrați asupra muncii dvs.
5. Oferiți angajaților o platformă de socializare
Una dintre cele mai provocatoare ajustări ale funcționării la distanță este lipsa interacțiunii față în față, care ajută la oferirea unui sentiment puternic de camaraderie în birou.
Este o greșeală obișnuită ca întreprinderile să neglijeze acest lucru atunci când creează un birou virtual. Tind să se bazeze doar pe e-mailurile de serviciu și pe apelurile telefonice. Realitatea este că acest lucru poate duce la întreruperea relațiilor angajaților, cu o comunicare slabă care duce la ineficiență și poate afecta moralul.
Când luați în considerare oferta de aplicații și software concepute pentru acest scop exact, nu veți face nici un avantaj pentru dvs. și echipa dvs. dacă nu explorați opțiunile.
Un exemplu excelent este Microsoft Teams, care oferă mesagerie instantanee, conferințe video, spațiu de stocare partajat și utilizarea aplicațiilor Microsoft (Word, Excel etc.) pentru a crește productivitatea și a încuraja colaborarea.
Cel mai bun lucru despre un software cum ar fi Microsoft Teams este că se adresează unor nevoi și bugete variate atât ale întreprinderilor mici, cât și ale organizațiilor mari, oferind mai multe pachete.
Concluzie
Pentru succesul pe termen lung în orice efort, este esențial să vă monitorizați progresul, să notați avantajele și dezavantajele pe parcurs. Încercați să vă ajustați procesul în consecință pentru a se potrivi nevoilor afacerii și ale echipei dvs.
Un birou virtual este o schimbare drastică pentru orice companie, așa că vă puteți aștepta la unele provocări. Modul în care reacționați și evoluați de-a lungul timpului va stabili tonul succesului viitor al afacerii dvs. – iar observarea atentă este crucială pentru realizarea acestui lucru.
Fiecare afacere este diferită și se va confrunta cu provocări unice atunci când se „mută” într-un mediu de birou virtual. Acest lucru face crucial să mențineți o înțelegere clară a succeselor și eșecurilor dvs. în primele etape, acestea din urmă fiind o oportunitate ideală de învățare pentru a le crește.
Sesiunile regulate de brainstorming, marketing și feedback-ul vă vor aduce beneficii imense pe termen lung.
