Criza actuală a dus la faptul că proprietarii de afaceri din toată lumea se străduiesc să găsească modalități de gestionare a afacerilor și a personalului lor de la distanță.
Mulți au fost nevoiți să caute modalități de a muta evenimentele online, în timp ce alții ar putea să își adapteze oferta pentru a sprijini lucrătorii cheie sau pentru a oferi un serviciu esențial.
Dar modificarea modului în care funcționează afacerea dvs. nu trebuie să fie stresantă sau costisitoare. În special, există multe progrese tehnologice care vă pot sprijini afacerea atunci când treceți la lucrul remote.
O astfel de tehnologie este VoIP, care poate avea un impact semnificativ asupra modului în care vă conduceți afacerea de la distanță. Atât din punct de vedere al eficienței, cât și al comunicării.
Ce este VoIP?
VoIP înseamnă Voice over Internet Protocol, iar tehnologia înlocuiește rapid rețeaua telefonică tradițională de linie de cupru. VoIP transmite apeluri vocale pe internet, similar cu modul în care e-mailurile sau imaginile sunt trimise în întreaga lume.
Deoarece apelurile nu au nevoie de infrastructură dedicată, acestea sunt mult mai puțin costisitoare decât apelurile telefonice obișnuite.
Cea mai bună parte a VoIP este că organizațiile nu trebuie să cumpere echipamente scumpe sau software nou pentru a-l face să funcționeze.
Serviciile VoIP găzduite permit organizațiilor să înceapă să utilizeze VoIP pentru apeluri în câteva ore. O afacere are nevoie doar de telefoane compatibile VoIP pentru a începe. Furnizorul de servicii se ocupă, de asemenea, de întreținere, oferind noi caracteristici, precum și securitate.
Cinci caracteristici cheie ale tehnologiei VoIP pentru afaceri
Înainte de a trece peste aceste caracteristici cheie, încercați să evaluați dacă afacerea dvs. are nevoie de o astfel de soluție.
S-ar putea să nu fie necesară o soluție de acest gen dacă echipa este mică.
1. Grupați apelurile audio și video
Apelurile de grup sau conferințele au devenit o parte a zilei de lucru pentru multe locuri de muncă. În special, odată cu trecerea recentă la munca la distanță.
VoIP facilitează comunicarea între utilizatori, fie prin audio, fie prin video. Companiile nu au nevoie de o punte de conferință sau hardware suplimentar pentru apeluri de conferință.
Cu serviciul de telefonie VoIP, angajații pot converti un telefon normal într-un apel de grup într-o clipă. Apelurile audio pot deveni fără probleme conferințe video, atâta timp cât participanții au un dispozitiv cu o cameră încorporată.
Majorității oamenilor le lipsește interacțiunea cu colegii lor atunci când lucrează de acasă și apelurile de grup ajută la menținerea comunicărilor și a moralului în mod eficient.
2. Întâlniri virtuale
Comunicarea eficientă nu înseamnă doar actualizări de stare și check-in-uri periodice. Întâlnirile joacă un rol crucial în multe companii.
Este modul în care echipele colaborează la proiecte comune și chiar creează idei și strategii noi. Cum poate o afacere să replice procesul atunci când toți angajații lucrează de acasă?
VoIP permite companiilor să programeze întâlniri virtuale în orice moment. Angajații pot, de asemenea, să participe la întâlniri ad-hoc pentru a reproduce modul de lucru organic și adaptabil care are loc în birouri.
O organizație poate, de asemenea, să organizeze cu ușurință sesiuni de instruire sau programe de sensibilizare utilizând tehnologia VoIP.
3. Integrarea diferitelor sisteme de comunicații
Poate fi dificil pentru angajați să comunice eficient atunci când nu au acces la echipamente de birou sau software acasă. VoIP acoperă decalajul dintre mai multe canale și le integrează într-un tot unitar.
Utilizatorii pot comuta fără probleme între mesageria vocală, e-mail sau mesagerie în funcție de situație. De asemenea, face mai ușor să vedeți toate conversațiile cu clienții sau furnizorii într-un singur loc, indiferent de sistemul de comunicații utilizat.
4. Comutați între mai multe dispozitive pentru apeluri
Zilele în care angajații trebuie să folosească un telefon fix în scopuri de muncă au trecut de mult. VoIP face posibil ca utilizatorii să lucreze de oriunde și să răspundă la apeluri de pe orice dispozitiv.
Aceasta înseamnă că angajații pot răspunde la apeluri de pe un computer sau telefon mobil, nu doar pe telefonul standard de birou. Atunci când angajații lucrează de acasă și nu au toți același hardware, flexibilitatea oferită de VoIP se poate dovedi esențială pentru comunicări eficiente de afaceri.
5. Informații despre prezență (ocupat, plecat, nu deranja etc.)
O altă caracteristică VoIP importantă care ajută la menținerea comunicărilor eficiente este informația despre prezență. La fel ca într-un birou, angajații pierd timp prețios încercând să contacteze colegii care sunt ocupați sau care sunt într-o întâlnire.
VoIP permite utilizatorilor să își seteze informațiile despre prezență care sunt afișate altora. Este ușor pentru o persoană să vadă dacă colegul său este disponibil pentru o discuție îndelungată sau dacă ar trebui să fie programat pentru mai târziu.
Gând final
Realitatea actuală este una dintre multele schimbări și incertitudini.
Investiția într-un sistem VoIP vă poate ajuta să standardizați unele dintre operațiunile și procesele dvs. comerciale și să oferiți angajaților și clienților un nivel de consecvență în aceste perioade incerte.
Într-un final, doar cei care se adaptează noilor condiții de muncă și de afaceri vor putea rezista pe o piață competitivă.
