Securitatea, în special în domeniul digital, reprezintă o preocupare semnificativă pentru fiecare afacere de astăzi. Nu sunt neobișnuite poveștile de profil despre încălcarea datelor și pierderea informațiilor personale sensibile sau materiale importante pentru afaceri.
Cu toate acestea, în timp ce multe întreprinderi investesc în soluții diverse, de la firewall-uri la formare în inginerie socială, un element cheie rămâne adesea trecut cu vederea. Securitatea documentelor.
De ce contează securitatea documentelor?
Există multe industrii în care protejarea informațiilor sensibile este primordială. Acestea includ sectorul juridic, asistența medicală, educația, sectorul bancar și chiar guvernul. Cu înregistrări referitoare la clienți, persoane fizice și alte companii, există un potențial considerabil de abuz în cazul în care informațiile cad în mâinile greșite. Când fișierele rămân nesecurizate, expunerea informațiilor private ar putea fi la fel de ușoară precum copierea și deschiderea unui fișier.
La fel, nu fiecare angajat dintr-o afacere ar trebui să aibă acces la toate informațiile pe care le produce. În unele cazuri, poate fi necesar să ascundeți detalii despre o ofertă viitoare de produse sau servicii pentru a împiedica personalul să împărtășească informațiile în afara canalelor corespunzătoare ale companiei.
Înregistrările de plată, detaliile financiare și alte astfel de informații private trebuie, de asemenea, să rămână în afara mâinilor neautorizate. Strategiile adecvate pentru a răspunde acestor nevoi sunt, prin urmare, un element esențial pentru orice afacere.
Birourile fără hârtii au mai multe opțiuni de securitate
Instituirea unui sistem simplu pentru controlul înregistrărilor și a documentelor interne ale companiei este primul pas către implementarea unei securități mai puternice a documentelor. Deși eliminarea copiilor pe hârtie nu este întotdeauna fezabilă, este ușor să lucrați către un birou „fără hârtie”. Un astfel de comutator nu numai că economisește bani pe rechizite de birou, dar oferă și avantaje pentru securitate.
- Există mai multe modalități de securizare a fișierelor digitale decât există modalități de a proteja documentele fizice. Pierderea exemplarului original este, de asemenea, mai puțin îngrijorătoare;
- Este mai ușor să schimbați documentele digitale, după cum este necesar. Manipularea rapidă asigură fluxuri de lucru mai rapide și mai eficiente;
- Cu certificatele digitale, este posibil să verificați integritatea unui fișier ca original, oferind mai multă versatilitate.
Exploatați aceste avantaje investind timp în digitalizarea fișierelor cu tehnologii de scanare compatibile cu OCR, care captează documentul în sine, nu doar o imagine.
Elaborați un sistem de clasificare a securității
Așa cum nu ați utiliza o cheie pentru a asigura fiecare ușă de pe o întreagă clădire de birouri, nu ar trebui să utilizați aceleași setări de securitate pentru fiecare document. De fapt, este posibil ca unele dintre fișierele dvs. digitale să nu aibă deloc nevoie de o protecție excepțională. Va trebui să faceți această determinare cu atenție.
Creați o serie de niveluri de securitate de la „documente accesibile tuturor” la cele disponibile numai angajaților specificați. De exemplu, notițele privind procedurile și liniile directoare ar putea fi nesigurate pentru toți angajații, în timp ce numai personalul din resurse umane poate vedea fișierele personalului.
Utilizați o combinație de instrumente pentru a restricționa accesul. Acestea includ aplicarea de protecții documentelor în sine și utilizarea sistemelor de gestionare a conținutului digital care necesită parole pentru accesul la sistemele de fișiere securizate.
Revizuiește periodic clasificările documentelor pentru a asigura depunerea corectă. Depunerea greșită poate compromite integritatea eforturilor dvs. de securitate.
De ce criptarea este esențială?
Clasificarea documentelor și separarea lor în diferite niveluri funcționează numai dacă aveți o modalitate de a diferenția nivelurile de securitate unele de altele. Criptarea este un termen larg care poate cuprinde o serie de soluții, inclusiv securitate bazată pe parolă, precum și criptografie bazată pe cheie și certificat.
Utilizarea unei combinații a acestor instrumente, împreună cu controale de acces la nivel de sistem de operare, oferă configurarea de securitate de care are nevoie pentru a păstra vizualizatorul nedorit.
Este recomandabil să țineți cont de câteva dintre cele mai bune practici:
- folosiți parole puternice și unice, partajate numai cu cei autorizați să vizualizeze fișiere. Luați în considerare avantajele potențiale ale utilizării unui manager de parole pentru întreprinderi;
- aflați cum funcționează criptografia cu cheie publică și luați în considerare utilizarea acesteia în comunicații interne și externe sensibile, inclusiv conversații cu clienții. Permiteți altor persoane să verifice autenticitatea mesajului dvs.;
- mizați-vă pe standardele din industrie, inclusiv AES-256, pentru o criptare cât mai puternică posibilă.
Sprijină totul
Toate eforturile de punere în aplicare a unor bune practici de securitate nu vor însemna prea mult dacă întreaga infrastructură de date „arde în fum”. Incendiile, inundațiile, defecțiunile hardware și chiar ransomware-ul reprezintă toate riscuri serioase pentru integritatea datelor companiei.
Orice plan de continuitate a activității ar trebui să includă eforturi securizate de backup. Ca parte a eforturilor de îmbunătățire a gestionării și păstrării documentelor, companiile ar trebui să țină cont de următoarele considerații:
- faceți o copie de rezervă în mod obișnuit a celor mai critice documente și baze de date pe care le utilizează afacerea dvs. într-o locație de stocare sigură. Copiile de rezervă la fața locului sunt acceptabile, dar unele spații de stocare în afara site-ului – indiferent dacă este un serviciu cloud sau o gazdă terță parte – sunt ideale și ele;
- criptați temeinic toate copiile de rezervă. Luați în considerare utilizarea formatelor de fișiere de arhivă pentru a combina mai multe seturi de date într-o memorie cache blocată;
- puneți copiile de rezervă pe un program automat acolo unde este posibil și actualizați în mod curent parolele. Actualizarea vă asigură că nu uitați cum să accesați copiile de rezervă și nici nu riscați să permiteți unui intrus să folosească informații învechite.
Gând final
De la prevenirea accesului neautorizat al angajaților la date sensibile până la protejarea documentelor importante în cloud, procesele bune de securitate a documentelor sunt esențiale pentru practic fiecare afacere de astăzi.
Cu configurarea adecvată, astfel de procese devin a doua natură și o parte naturală a operațiunilor de zi cu zi. Odată cu schimbarea legislației privind confidențialitatea datelor este momentul ideal pentru a face un pas înapoi și a reevalua modul în care afacerea dvs. gestionează zilnic documentele.
