Dacă există un instrument digital pe care ne bazăm la fel de mult ca Gmail, acela este Google Calendar. De la termenele de lucru până la evenimentele din familie și memento-urile aleatorii, Calendar ne ține pe drumul cel bun.
Cu cât îl folosim mai mult, cu atât am aflat cât de flexibil este și câte opțiuni ușor de trecut cu vederea oferă. De exemplu, pentru a îmbunătăți interfața sau realizarea mai eficientă a activităților.
Vă bazați pe Google Calendar la fel de mult ca noi? Îl folosiți doar pentru a ține evidența întâlnirilor ocazionale? Indiferent de situație, veți obține mai multe din el după ce descoperiți toate trucurile sale avansate.
Dacă nu se specifică altfel, toate instrucțiunile sunt specifice versiunii web.
Continuați să citiți acest articol de blog oferit de agenția de advertoriale SEO. Oferim și servicii SEO sau de marketing digital. Pentru mai multe detalii vă invităm să intrați în contact cu noi.
Îmbunătățiri ale interfeței pentru Google Calendar
1. Căutați un calendar care să poată arăta mai multe informații cu spațiu mai puțin irosit? Google Calendar are o opțiune ascunsă pentru a-și crește densitatea de afișare.
Faceți click pe pictograma roată din colțul din dreapta sus al website-ului. Apoi, selectați „Density and color” și schimbați setarea „Density information” la „Compact” pentru a o încerca.
2. Majoritatea întâlnirilor dvs. au loc în timpul săptămânii? Puteți ordona viziunea spunând Calendarului să nu mai afișeze weekend-urile.
Veți găsi comutarea făcând click pe meniul drop-down de vizualizare (caseta din dreapta pictogramei roată de pe website) și privind în partea de jos a meniului care apare.
3. Chiar dacă doriți să vedeți weekend-urile, ați putea prefera să vă arătați săptămânile începând cu luni și terminând cu weekendul, modul în care majoritatea dintre noi gândim la o săptămână de lucru tradițională.
Puteți face schimbarea prin câteva click-uri rapide. Deschideți secțiunea „View options” din website-ul Calendar.
4. Google Calendar vă poate permite să creați propria vizualizare personalizată. În plus față de aranjamentele standard pentru zi, săptămână, lună și an.
Dacă, să zicem, doriți să vă vizualizați calendarul într-o perspectivă mărită de două zile sau poate de două sau patru săptămâni.
Deschideți setările website-ului și faceți click pe „View options” în bara laterală din stânga ecranului. Apoi, reglați opțiunea „Set custom view” pentru a o configura cum doriți.
Selectarea calendarelor dorite
5. A avea mai multe calendare în cont poate fi adesea utilă. Indiferent dacă separați sărbătorile, evenimentele de familie partajate sau orice număr de agende comune legate de afaceri.
Dar unele calendare nu sunt suficient de importante pentru a putea fi văzute tot timpul. Așa că lăsați Calendar să ascundă în mod implicit calendare cu prioritate redusă.
Mai apoi, se pot afișa numai atunci când aveți nevoie de ele. În bara laterală din stânga ecranului de pe website-ul Calendar debifați caseta de lângă orice calendar pe care nu doriți să îl afișați.
Acest lucru îl va feri de vizibilitate și vă va curăța vizualizarea activă. Puteți verifica din nou calendarul în cauză atunci când doriți să apară.
6. În schimb, Calendar vă poate arăta un singur calendar la un moment dat pentru aranjament redus. Faceți click pe pictograma meniului cu trei puncte de lângă numele oricărui calendar din aceeași zonă a barei laterale din stânga ecranului. Mai apoi, selectați „Display this only”.
7. Nu vă mai distrageți atenția cu evenimentele care s-au întâmplat deja. Lăsați Calendar să diminueze întâlnirile anterioare, astfel încât să vă puteți concentra asupra a ceea ce urmează.
Căutați caseta de selectare „Reduce the brightness of past events” în zona „View options” din setări. Veți observa diferența imediat în vizualizările săptămânale și lunare ale Calendarului.
Gestionați spațiul și modificați fusul orar
8. Eliminați aglomerația și oferiți calendarului mai mult spațiu. Vă puteți răspândi ascunzând bare laterale Google Calendar ori de câte ori nu le utilizați.
În partea stângă a ecranului, faceți click pe pictograma meniului cu trei linii din partea de sus. În acest mod puteți restrânge bara laterală (și apoi faceți click pe aceeași pictogramă pentru a o extinde după cum este necesar).
În dreapta, bara laterală care vă permite să vedeți notele Google Keep și alte servicii conectate, faceți click pe săgeata mică orientată spre stânga din partea de jos.
Puteți face ca acea zonă să dispară. Apoi, faceți click pe săgeata orientată spre dreapta care apare dacă și când doriți pentru a aduce panoul înapoi.
9. Gestionați întâlnirile în mai multe fusuri orare activând opțiunea de fus orar secundar. Vă oferă posibilitatea de a începe sau de a termina evenimente în diferite locații, fără a fi nevoie de conversii mentale.
Căutați antetul „Fus orar” în setările website-ului, apoi bifați caseta de lângă „Display secondary time zone” și selectați ce fus orar doriți. Puteți da fiecărui fus orar o etichetă cu denumire pentru a simplifica lucrurile.
10. Google Calendar vă poate arăta un ceas de timp mondial. Vă oferă acces dintr-o privire asupra orei curente în orice număr de locuri.
Căutați opțiunea „World clock” în setările website-ului. După activare, puteți adăuga oricâte fusuri orare doriți și toate vor fi afișate în bara laterală din stânga.
Instrumente care economisesc timp
11. Schimbați vizualizarea într-o clipă atingând una din comenzile rapide ascunse din Google Calendar:
- apăsați „1” sau „d” pentru vizualizarea pe zi;
- apăsați „2” sau „w” pentru vizualizarea săptămânală;
- apăsați „3” sau „m” pentru vizualizarea lunară;
- apăsați „4” sau „x” pentru vizualizarea personalizată;
- apăsați „5” sau „a” pentru vizualizarea agendei;
- apăsați „6” sau „y” pentru vizualizarea anului.
12. Una din cele mai utile taste rapide ale Calendarului este și cea mai ușor de ratat. Apăsați tasta „g” din orice vizualizare a calendarului pentru a trece direct la orice dată specifică, în orice an.
Calendarul va afișa o casetă în care puteți introduce pur și simplu orice dată doriți. Utilizați fie un format de dată standard (13.04.06), fie o descriere bazată pe text (13 aprilie 2006).
13. O altă comandă rapidă demnă de reținut. De oriunde de pe website-ul Calendar, apăsați tasta Esc pentru a reveni la ecranul principal al calendarului într-o clipită.
Și, în timp ce priviți orice vizualizare a calendarului, apăsați tasta „t” pentru a reveni la data de astăzi.
Comenzi rapide pentru realizarea de evenimente
14. De ani de zile am fost iritați când încercam să salvăm evenimente în Calendar apăsând Ctrl-Enter. O comandă rapidă standard pentru acel tip de funcție și una care este prezentă în alte servicii Google.
Combinația de taste nu face absolut nimic în instrumentul de creare a evenimentelor din Calendar. Am descoperit recent că programul are o comandă de la tastatură. Vă permite să salvați un nou eveniment prin Ctrl-S în loc de Ctrl-Enter.
15. În timp ce vizualizați ziua, săptămâna sau luna, puteți face click dreapta pe orice eveniment. Puteți avea acces la o vizualizare rapidă a detaliilor sale.
Pe de altă parte, puteți face click dreapta pentru a accesa opțiunile de ajustare rapidă a evenimentului. Inclusiv un selector pentru a comuta culoarea și un buton cu un singur click pentru a șterge evenimentul chiar atunci.
16. Probabil știți despre comanda rapidă de la tastatura „c” de creare a unui nou eveniment. Dar iată o variantă utilă de adăugat în caseta dvs. de instrumente virtuale.
Puteți apăsa Shift și „c” împreună pentru a extrage interfața evenimentului cu fereastră Calendar din tastatură. Acest lucru vă va permite să creați un eveniment fără a fi nevoie să părăsiți ecranul principal Calendar.
17. Funcția de căutare Google Calendar este o modalitate excelentă de a găsi un eveniment în grabă. Are mai multe opțiuni decât ați crede.
Faceți click pe pictograma de căutare din partea de sus a website-ului Calendar. Mai apoi, faceți click pe săgeata orientată în jos în caseta de căutare care apare.
Aceasta va dezvălui un panou de căutare avansată. Vă permite să restrângeți o căutare la anumite calendare, date, locații sau participanți. Puteți chiar căuta un eveniment, excluzând anumite cuvinte cheie.
Anularea unor acțiuni eronate în Google Calendar
18. Calendarul are o comandă puțin cunoscută care vă va permite să anulați acțiuni eronate. De exemplu mutarea unui eveniment din greșeală sau ștergerea unei întâlniri greșite.
De îndată ce apare o astfel de situație, apăsați Ctrl-Z sau chiar doar „z” din tastatură. Aveți la dispoziție doar o fereastră de aproximativ 10 secunde pentru a o face.
Enervant, dar dacă vă prindeți, este o modalitate de a rezolva problema.
19. Pentru momentele în care ștergeți complet un eveniment și apoi trebuie să îl recuperați, nu uitați de secțiunea Coș de gunoi ascunsă de Google Calendar.
Vă oferă posibilitatea de a recupera orice eveniment șters timp de o lună. Puteți găsi secțiunea „Coș de gunoi” făcând click pe pictograma roată din colțul dreapta sus al website-ului. Selectați opțiunea „Coș de gunoi” în meniul care apare.
Partajare mai inteligentă
20. Eliminați problemele din planificare cerând Calendarului să vă afișeze agenda alături de cea a altcuiva într-o vizualizare pe ecran divizat, una lângă alta.
Mai întâi, cealaltă persoană va trebui să vă împărtășească respectivul calendar. Se poate face click pe numele calendarului în setările Google Calendar. Mai apoi, adăugați-vă în secțiunea „Distribuiți anumitor persoane”.
După ce le-ați acceptat invitația, deschideți secțiunea „View options” din setările calendarului. Asigurați-vă că este activată opțiunea „View calendars side by side in day view”.
Apoi, deschideți vizualizarea de zi și veți vedea celălalt calendar chiar lângă cel al dvs. În acest mod, puteți avea o coordonare ușoară a agendei.
21. Puteți, de asemenea, să vă uitați la agenda altcuiva în timp ce vă aflați în mijlocul creării unui nou eveniment. Condiția este ca persoana respectivă să vă fi împărtășit calendarul său, desigur.
Mai întâi, începeți un eveniment nou și adăugați acea persoană ca invitat. Apoi căutați fila „Find a time” deasupra casetei de locație din interfața de creare a evenimentelor din Calendar.
Faceți click pe aceasta și veți vedea agenda prietenului lângă a dvs., la fel cum ați făcut în sfatul anterior. Mai, apoi puteți face click pe orice oră disponibilă reciproc pentru a o selecta.
Trimiterea de mesaje pentru întregul grup
22. Ce puteți face când trebuie să trimiteți un mesaj tuturor celor invitați la un anumit eveniment? Trimiteți-le prin e-mail tuturor invitaților dvs., direct din Calendar.
Vizualizați orice eveniment care are cel puțin o altă persoană implicată. Veți vedea o pictogramă tip „plic” sub antetul „Guests” din dreapta ecranului.
Faceți click pe pictograma respectivă și puteți compune și trimite mesajul chiar în acea fereastră. Puteți utiliza adresa de Gmail care este asociată contului dvs.
23. Creați un eveniment de grup, dar apoi trebuie să renunțați la participare? Calendar are o modalitate de a vă permite să transferați organizarea evenimentului.
Astfel, evenimentul poate continua chiar și în absența dvs. Deschideți evenimentul de pe website-ul Calendar și faceți click pe butonul „More actions” din colțul din dreapta sus al ecranului.
Mai apoi, selectați „Change owner” din meniul care apare. Astfel, puteți introduce numele sau adresa celui pe care doriți să îl preluați ca punct principal de contact.
Îmbogățiri de evenimente
24. Știați că puteți adăuga un atașament direct la un eveniment din Calendar? Ceva de genul PDF, fișier imagine sau document pe care doriți să îl vadă toți invitații?
Când creați un eveniment nou, căutați pictograma „agrafă” în bara de instrumente. Dacă faceți click pe aceasta vă va permite să inserați orice fișier de pe dispozitivul dvs. local sau din spațiul de stocare Google Drive.
25. În mod prestabilit, evenimentele noi din Google Calendar durează o oră. Însă puteți personaliza acea setare și puteți oferi evenimentelor orice durată implicită doriți.
Doar căutați în secțiunea „Event settings” din setările website-ului Calendar. O să puteți găsi opțiunea „Default duration” numită în mod adecvat.
26. Există ceva care trebuie să fie pe agenda dvs. într-un interval regulat, ce se repetă? Calendarul poate gestiona evenimente recurente și mementouri cu câțiva parametri personalizabili.
În timp ce creați un eveniment nou sau un memento, faceți click pe caseta etichetată „Does not repeat”. Aceasta vă va oferi o listă de modele preconfigurate.
De exemplu, repetați evenimentul zilnic, săptămânal sau lunar. Toate, împreună cu opțiunea numită „Personalizat” care vă permite să obțineți o precizie incredibilă.
Alerte avansate
27. Pe lângă notificările obișnuite de pe desktop și de pe telefon, puteți solicita Calendarului să vă trimită o notificare prin e-mail pentru orice eveniment.
Acest lucru poate fi util în special dacă petreceți mult timp în căsuța de e-mail. Și, de exemplu, dacă doriți să aveți un memento care rămâne prezent până când îl arhivați.
Pentru a crea un memento de e-mail unui eveniment, deschideți evenimentul. Faceți click pe „Add notification”. Apoi, în noua linie care apare, faceți click pe caseta „Notification”.
Schimbați-o în „E-mail” și apoi transmiteți Calendarului când trebuie să trimită e-mail-ul. Asigurați-vă că apăsați butonul albastru „Save” din partea de sus a ecranului când ați terminat.
28. Doriți să primiți în mod implicit alerte prin e-mail pentru toate evenimentele? Deschideți setările Calendarului și selectați-vă calendarul din lista ce se află în partea stângă a ecranului.
Derulați în jos până la secțiunea „Event notifications” și faceți click pe butonul „Add notification”. Faceți click pe noua casetă „Notification” care apare, schimbați-o în „E-mail” și setați-o pentru orice timp doriți.
29. Puteți modifica orele implicite de alertă pentru notificările obișnuite din Calendar în aceeași zonă a setărilor. Reglați doar numărul de minute lângă notificările existente în „Event notifications” și „All-day event notifications”.
Puteți adăuga și notificări suplimentare sau puteți elimina orice notificări existente. Pur și simplu faceți click pe „x” alături de acestea. Orice modificare pe care o faceți se va aplica automat notificărilor generate de aplicație.
30. Doriți să obțineți o descriere zilnică a agendei dvs. Calendar prin e-mail în fiecare dimineață? Căutați sub antetul „Other notifications” din aceeași secțiune a setărilor website-ului.
Găsiți linia etichetată „Daily agenda”, apoi faceți click pe caseta de lângă unde scrie „None” și schimbați-o în „E-mail”.
Noul dvs. rezumat zilnic va ajunge acum la 5:00 în fiecare dimineață.
