Mic ghid pentru angajarea primului dvs. asistent virtual

Asistenții virtuali sunt lucrători la distanță care vă pot ajuta cu o varietate de sarcini. De la îngrijirea căsuței de e-mail și a jurnalului, până la programarea postărilor dvs. pe rețelele sociale.

Dar când vine vorba de angajarea efectivă a unui asistent virtual, poate fi dificil să știi de unde să începi. În acest articol de pe blog, găsiți un mic ghid pentru angajarea primului asistent virtual.

Luați în considerare cu atenție nevoile pe care le aveți

Asistentul dvs. virtual este acolo pentru a vă asigura că afacerea dvs. se desfășoară fără probleme, având mai puține sarcini de gestionat. Ca urmare, viața dvs. este mai puțin agitată. Este important să definiți exact ce trebuie să facă și apoi să comunicați clar acest lucru.

Un asistent virtual vă poate ajuta cu o gamă largă de sarcini, inclusiv:

• sarcini generale de administrare;
• suport PA (căsuță poștală, jurnal, călătorii etc.);
• marketing (social media, email marketing, scriere de conținut etc.);
• planificarea evenimentelor;
• management de proiect;
• servicii pentru clienți și sarcini de vânzare;
• sarcini de cercetare;
• administrator financiar (facturare, cheltuieli, gestionarea furnizorilor etc.).

Întrucât un asistent virtual poate acoperi o misiune atât de largă, este crucial să vă gândiți la nevoile individuale ale afacerii dvs. Gândiți-vă la ce domenii ați putea beneficia cel mai mult obținând ajutor.

Odată ce ați identificat domeniile generale (de exemplu, asistență PA), ar trebui să le împărțiți la sarcinile specifice pe care trebuie să le efectueze asistentul dvs. virtual (de exemplu, gestionarea agendei în fiecare zi lucrătoare, branding etc.).

Definiți rolul

Odată ce aveți o idee despre zonele și sarcinile pe care doriți să le transferați către un asistent virtual, puteți începe să le definiți un rol clar. Înainte de a vă angaja VA, trebuie să știți:

• ce le veți cere să facă;
• orice instruire de care vor avea nevoie;
• orice procese specifice pe care trebuie să le respecte;
• când cereți ca acestea să vă fie disponibile;
• bugetul dvs. (și, prin urmare, câte ore pe săptămână/lună aveți nevoie de sprijinul lor).

A avea la dispoziție toate aceste informații înainte de a începe procesul de angajare înseamnă că veți atrage candidați care îndeplinesc aceste cerințe.

Furnizați instrumentele potrivite

Un aspect important de luat în considerare este faptul că VA-ul dvs. va avea nevoie de acces la o serie de programe, literatură și sisteme pentru a-și putea îndeplini în mod eficient și util sarcinile.

Înainte de a începe să lucrați cu primul dvs. VA, este vital să vă asigurați că are tot ce îi trebuie pentru a-și face treaba.

Aceasta include acordarea de acces la baze de date, conturi de e-mail, instrumente software, procese documentate, conturi de stocare bazate pe cloud și orice altceva care va fi necesar pentru a îndeplini sarcinile specifice pe care le-ați stabilit.

Vă economisește timp și efort pentru a vă asigura că toate acestea sunt la locul lor înainte de a începe lucrul, astfel încât să îi întrebați exact de ce vor avea nevoie poate fi benefic. Acest lucru salvează orice întârziere odată ce începeți să lucrați împreună.

La fel ca în cazul oricărui membru al echipei căruia îi delegați munca, o schiță clară a ceea ce vă așteptați să facă, cum ați dori să o facă și orice lucru important să rețină despre sarcină, chiar dacă acest lucru se face într-un mod informal, este crucial.

Este vital să vă asigurați că vă comunicați așteptările și nevoile cât mai clar posibil și să verificați dacă le înțeleg.

Aveți încredere în abilitățile lor

Va trebui să aveți o anumită încredere în noul dvs. asistent virtual. Micromanagement-ul sau îngreunarea lor de a lua decizii autonome nu va face decât să vă împiedice.

Un asistent virtual are nevoie pur și simplu de un anumit grad de libertate pentru a putea lua în considerare sarcina pe care a primit-o și că o poate îndeplini în funcție de abilitățile proprii.

Desigur, există un echilibru care trebuie atins aici și abordarea dvs. se poate schimba pe măsură ce vă cunoașteți. Dar, în cele din urmă, acordarea încrederii de care au nevoie este singura modalitate de a lucra pentru a încuraja o relație de lucru sănătoasă și continuă, care vă face viața mult mai ușoară.

Încurajați un parteneriat sănătos

Asistentul dvs. virtual va funcționa cel mai bine într-un mediu în care se simte apreciat, de încredere și căruia i se oferă instrucțiuni clare.

Asistenții virtuali pot fi un avantaj pe termen lung, rămânând cu dvs. pe măsură ce compania evoluează și crește în afacerea pe care ați imaginat-o inițial.

Le puteți adapta îndatoririle în timp, oferindu-le sarcini și responsabilități noi. Alocați-vă un moment pentru a vă revizui responsabilitățile la fiecare două luni pentru a vă asigura că atât dvs., cât și asistentul dvs. virtual beneficiați la maximum de parteneriatul încheiat.

Nu uitați să verificați și ultimele 5 tehnologii pentru a vă ajuta afacerea în 2021. Multe sarcini pot fi îndeplinite smart și în timp util.