Dacă sunteți ca majoritatea dintre noi, probabil că petreceți o cantitate excesivă de timp pentru a vă ocupa de e-mail-uri. Știm că poate fi o activitate mai mult decât frustrantă, mai ales când aveți de rezolvat alte probleme.
Compania dvs. folosește serviciile oferite de Outlook? Dacă răspunsul este afirmativ, există câteva setări formate din mici modificări. Cu ajutorul acestora vă puteți îmbunătăți activitatea de zi cu zi de la birou sau de acasă.
Putem adăuga aici inclusiv o serie de economii de timp, nu atât de evidente la prima vedere. În aceste condiții, se poate face trimiterea de mesaje mult mai ușoară. În plus, vă puteți păstra ordinea de primire a mesajelor.
Continuați să citiți acest articol de blog oferit de agenția de advertoriale SEO. În plus, oferim și servicii SEO sau de marketing digital. Pentru mai multe detalii vă invităm să intrați în contact cu noi.
Setările simple din Outlook ce vă ajută în activitatea curentă
Câteva amănunte: accesăm aceste setări din versiunea web Office 365 Outlook. Pentru compania noastră, aceasta se află pe outlook.office.com, însă situația dvs. poate diferi.
Microsoft a continuat să depună din ce în ce mai multe eforturi în dezvoltarea ofertei pentru web. S-a ajuns până la punctul în care este acum la fel de bună ca (în unele cazuri mai bun decât) versiunea desktop.
Încercați dacă nu ați făcut-o și ați putea fi plăcut surprins de rezultate.
Pentru a accesa setările Outlook, faceți click pe pictograma sub formă de roată mică. Aceasta se află în colțul din dreapta sus și care va afișa o bară laterală de Setări.
În partea de jos a barei laterale există un link „View all Outlook settings”. Acolo ne vom desfășura activitatea care implică modificări în setările noastre.
Răspundeți la toate mesajele în mod implicit
Ați răspuns exclusiv expeditorului unui e-mail de grup când defapt ați intenționat să răspundeți întregului grup? Pentru ca mai apoi să fiți nevoit să răspundeți, din nou, întregului grup? Dacă răspunsul e afirmativ, avem soluția pentru dvs. la acest inconvenient.
Nu mai trebuie să „suferiți”! Accesați secțiunea „Compose and reply” din meniul Setări. Mai apoi, trebuie să bifați opțiunea „Reply all”. În aceste condiții, răspundeți în mod implicit tuturor atunci când primiți un mesaj de grup.
Acum, nu ar trebui să vă spunem că această opțiune vă poate duce direct în zona de pericol. De exemplu, dacă intenționați să răspundeți doar expeditorului original cu un comentariu sarcastic, dar hilar, despre altcineva din lista de destinatari.
Sau ați putea fi pur și simplu drăguț și să nu vorbiți urât despre colegii de la muncă. Depinde de dvs.
Anulați trimiterea mesajului
Hopa, ați răspuns din greșeală unui mesaj? Nu a trecut așa de mult timp!
Ce bine ar fi dacă ați putea folosi funcția de anulare a trimiterii mesajului din Gmail în Outlook, nu-i așa? Ei bine, veți fi fericiți să știți că aceeași caracteristică există și în Outlook. Va trebui doar să o activați mai întâi.
Funcția se află la doar câteva opțiuni sub funcția de răspuns la toate mesajele menționată anterior. O puteți configura până la 10 secunde de ștergere febrilă și panicată.
De fiecare dată când trimiteți un mesaj veți vedea o casetă „Se trimite…” cu un buton de Anulare în partea de jos a ferestrei. Va rămâne acolo oricât de mult timp setați durata de expirare a anulării mesajului care a fost trimis.
Avertisment: această opțiune nu e disponibilă dacă introduceți modulul „Compune în propria fereastră”. Va trebui să compuneți mesaje în modul implicit Outlook. Doar astfel butonul Anulare trimitere va putea să apară după ce trimiteți un mesaj.
Păstrați la îndemână acțiunile preferate
Nu toată lumea utilizează caracteristicile din Outlook în același mod. Vă puteți personaliza butoanele de acțiune rapidă care apar în colțul din dreapta sus al mesajelor.
Acestea se află în căsuța de e-mail accesând secțiunea „Customize actions” din meniul Setting.
În mod implicit, fiecare mesaj are acces rapid la a fi șters, fixat, marcat ca citit sau necitit și marcat. Cu toate acestea, puteți alege, de asemenea, să obțineți acces rapid la arhivarea unui mesaj.
Sau la mutarea acestuia într-un folder anume. Rețineți că, deoarece mesajele din căsuța de e-mail sunt relativ restrânse pentru proprietăți imobiliare, puteți alege până la patru acțiuni rapide la un moment dat.
După ce deschideți un mesaj, aveți mai mult spațiu de „manevră”. În aceste condiții, puteți accesa o serie întreagă de acțiuni rapide în colțul din dreapta sus.
În secțiunea „Message surface” din meniul „Customize actions”, puteți adăuga acțiuni utile cu un singur click. De exemplu răspunsul la e-mail-uri cu o invitație la întâlnire. Un mesaj instantaneu, crearea de reguli noi, imprimarea, marcarea ca nedorită și o grămadă de alte optiuni.
Alimentați-vă prin căsuța de intrare
Iată un truc pe care ne place să îl folosim pentru a „îmblânzi” inbox-ul. Ne referim la toate acele mesaje primite de dimineață sau când am lipsit de la birou pentru câteva zile. De multe ori „valuri” de mesaje apar acolo într-un mod ce pare a fi scăpat de sub control.
Căutați secțiunea „Layout” care se află în partea de sus a meniului Settings. Aproximativ la jumătatea opțiunilor și după „Reading pane”. Mai apoi, trebuie să selectați „Hide reading pane” și întoarceți-vă în căsuța de e-mail.
Veți observa că aveți doar o listă mare de mesaje. Probabil că le puteți șterge sau organiza pe multe dintre ele fără să le citiți. Toate acestea datorită acțiunilor rapide la îndemână pe care tocmai le-ați configurat în pasul anterior.
Fiecare mesaj rămas pe care îl deschideți va fi prezentat în toată „splendoarea” sa. Complet, mare, larg și ușor de citit. Începeți cu primul, citiți-l și tratați-l după cum doriți.
Aveți de gând să amânați rezolvarea problemei? Faceți click pe săgeata în jos din colțul din dreapta sus pentru a trece la mesajul următor. Există și o variantă mai rapidă care poate fi utilizată prin folosirea exclusiv a tastelor.
Țineți apăsată tasta Ctrl și apăsați tasta „punct” (Ctrl + virgulă se întoarce la mesajul anterior). Veți accesa grupa de e-mail-uri în cel mai scurt timp. Mult noroc!
