Principalele aspecte ale planificării cu succes a evenimentelor sunt destul de clare:
- alegerea unei locații bune;
- crearea unui plan cu cronologii și liste de sarcini;
- respectarea unui buget;
- comunicarea eficientă cu diferite părți interesate etc.
Cu toate acestea, există câteva elemente importante pe care companiile le pot trece cu vederea, cum ar fi stabilirea obiectivelor și valorificarea canalelor de socializare potrivite pentru a ajunge la publicul țintă.
Mai jos, Toby Heelis de la Eventopedia împărtășește cinci sfaturi pentru o planificare profesională și reușită a evenimentelor de afaceri. Pot avea un impact pozitiv și vă pot ajuta să creșteți calitatea evenimentelor business.
Stabilirea unor obiective clare
Multe companii planifică evenimente fără o idee clară a obiectivelor și a modului de măsurare a acestora. A dori „un eveniment de succes” este prea vag. Trebuie să știți ce înseamnă „succes” pentru fiecare eveniment în parte.
Întrebați-vă care e scopul principal al evenimentului. De ce îl organizezi și ce vrei să scoți din el? Unele obiective se pot învârti în jurul gradului de conștientizare a mărcii, generării de clienți potențiali, vânzări etc.
Pentru fiecare obiectiv stabilit, ar trebui să aveți mai multe sarcini clare. În plus, trebuie și să setați instrumentele necesare pentru a măsura eficacitatea.
Obiectivele SMART funcționează bine (specifice, măsurabile, realizabile, relevante și limitate în timp).
De exemplu, dacă un domeniu este creșterea gradului de conștientizare a mărcii, un obiectiv SMART ar putea fi creșterea în rețelele de socializare cu 30% în prima săptămână după eveniment.
Stabilirea obiectivelor clare nu numai că vă ajută să alocați mai bine timpul și resursele. În plus, vă va permite, de asemenea, să evaluați cât de reușit a fost evenimentul în raport cu valori clare, generând feedback util în viitor.
Profitați de social media
Rețelele de socializare sunt printre cele mai bune modalități de a asigura un eveniment de succes. Le puteți utiliza în mai multe scopuri:
- creșterea gradului de conștientizare;
- creșterea participării și a implicării;
- construirea comunității;
- colectarea de feedback.
În plus, un plan de conținut implementat corect poate îmbunătăți clasamentul în rezultatele motoarelor de căutare pentru eveniment.
Pe scurt, este instrumentul perfect, mai ales pentru o companie mică. Este o modalitate excelentă de a genera rezultate mari, pe măsura evenimentului promovat.
Planul dvs. de socializare ar trebui să dispună de un buget alocat. În plus, trebuie și să ia în considerare diferitele strategii înainte, în timpul și după eveniment.
Este crucial să aveți o strategie solidă de socializare pentru eveniment.
Deși majoritatea întreprinderilor le folosesc într-o oarecare măsură, multe nu știu cum să profite la maximum. Nu este suficient să postezi de mai multe ori despre eveniment.
Porniți strategia de socializare prin definirea publicului. Identificați care sunt cele mai potrivite platforme pentru a ajunge la persoanele potrivite.
Facebook, LinkedIn, Twitter și Instagram sunt principalele canale pe care probabil le veți folosi. Dar, în funcție de publicul dvs., planul ar putea include și YouTube, Snapchat etc.
Optimizați-vă profilurile și profitați la maximum de fiecare platformă. Acestea pot fi o sursă importantă de trafic organic pentru website.
Creați un plan de conținut puternic ce este bazat pe diferitele etape ale evenimentului. Asigurați-vă că adaptați conținutul pentru fiecare platformă în parte.
Țineți pasul cu soluțiile tehnologice
Acest sfat este mai mult un mindset decât un anumit tip de tehnologie pe care trebuie să o adoptați.
Odată cu avansarea tehnologiei într-un ritm rapid, multe instrumente utile intră pe piață. Este important să vă mențineți mintea deschisă la soluții potențiale.
Există deja multe instrumente digitale special concepute pentru organizarea și gestionarea evenimentelor. De la liste de sarcini de planificare a evenimentelor, până la mecanisme de captare a clienților și software de webinar.
Pe măsură ce concurenții dvs. folosesc tehnologia nouă, trebuie să țineți pasul cu ei pentru a menține un avantaj competitiv. Tot în acest aspect intră și avantajele instruirii digitale.
Soluțiile tehnologice au permis optimizarea multor procese interne.
În plus, urmăriți noile tehnologii care nu sunt neapărat concepute pentru sectorul evenimentelor, dar care ar putea genera rezultate excelente.
A fi inovator și a adopta transformarea digitală este o idee bună pentru planificarea evenimentelor de succes pe termen lung.
Date de feedback
Datele de feedback sunt un alt instrument valoros pentru evenimentele de succes.
O strategie bună de social media implică date de feedback. Puteți monitoriza hashtag-ul evenimentului pentru a identifica orice domeniu de îngrijorare și pentru a aborda o potențială criză.
Social media este una dintre cele mai bune modalități de a colecta feedback. Pe de altă parte, puteți configura și alte instrumente, cum ar fi:
- trimiterea de sondaje (în timpul și după eveniment);
- crearea de sondaje live în timpul sesiunilor de conferință;
- plasarea butoanelor de satisfacție emoji în jurul evenimentului online;
- observând limbajul corpului participanților.
Pe măsură ce tehnologia avansează, o puteți folosi (consultați sfatul nr. 3 de mai sus) pentru a colecta date în moduri inovatoare.
De exemplu, plasarea de balize în diferite locuri pentru a monitoriza zonele care erau mai populare sau cele ce erau trecute cu vederea.
Analiza datelor existente este esențială. Deci, este important să vă alocați timp pentru a clasifica feedback-ul și a identifica tiparele.
S-ar putea să găsiți mai multe probleme pe care participanții le subliniază în mod constant. Dacă este posibil, le puteți aborda ca parte a strategiei de socializare post-eveniment, arătându-le invitaților că apreciați opinia lor.
Utilizați feedback-ul pentru a organiza evenimente mai bune în viitor.
Acordați atenție micilor detalii
Nu în ultimul rând, nu subestimați importanța micilor detalii. Dacă doriți ca evenimentul dvs. să fie perfect, fiecare detaliu contează.
Evenimentul ar trebui să se desfășoare la timp. Mâncarea trebuie să sosească proaspătă, caldă și să dispună de opțiuni adecvate pentru persoanele cu cerințe alimentare.
Sistemul de sunet trebuie să fie suficient de bun pentru a vă face auzit.
Există mult mai multe astfel de exemple de detalii ușor de trecut cu vederea. Mai ales dacă sunteți ocupat să vă concentrați pe probleme mai mari. Cu toate acestea, micile detalii merg împreună pentru a crea un sentiment de profesionalism.
Cu cât deveniți mai experimentat în stabilirea unor obiective clare, valorificarea la maximum a rețelelor sociale și a tehnologiilor emergente, analizarea datelor de feedback și atenția la detalii, cu atât va fi mai ușor să stăpâniți planificarea profesională a evenimentelor.
Evenimentele sunt o altă componentă a marketing-ului la 360 de grade. Poate fi un punct de conversie în care un vizitator devine un cumpărător fidel.
