Prea des, organizațiile au o viziune unidimensională a relocării. Ei consideră că nu este altceva decât acțiunea de a ajunge de la punctul fizic A la punctul fizic B.
Este o povară costisitoare și inevitabilă. De cele mai multe ori este externalizată către un „specialist în mișcare” (foarte rar întâlnit în România). Se gândește puțin dacă există potențialul proiectelor de relocare pentru a stimula inovația și a declanșa schimbări mai mari.
Transformarea afacerii prin relocare ar putea părea o idee superioară. În special pentru grupuri ce sunt tradițional responsabile de aceste proiecte. Însă, actul oferă o ocazie rară pentru liderii de afaceri de a privi de zi cu zi și de a se reinventa, moderniza și evolua către noi comportamente și culturi.
Potențialul schimbării
Primul pas pe care trebuie să-l facă liderii este să identifice ceea ce încearcă să realizeze. Acest lucru îi determină să se gândească la locul de muncă. La ce pot face pentru organizația lor într-un mod mult mai semnificativ.
S-ar putea să dorească pur și simplu să reducă din costuri. Însă, ar putea fi și un mijloc de atragere și păstrare a unui calibru mai bun al angajaților.
Obiectivul ar putea fi creșterea productivității oamenilor prin furnizarea unor spații de lucru mai eficiente. Sau pentru a face pe toată lumea să lucreze într-un mod mai colaborativ prin eliminarea barierelor fizice și culturale.
Poate că scopul este de a trece la un loc de muncă agil ce stimulează productivitatea și colaborarea. Schimbarea poate oferi oamenilor mai mult control asupra locului și modului în care lucrează.
Un sistem agil de muncă
De fapt, munca agilă servește ca un exemplu excelent al modului în care relocarea poate determina schimbări mai mari. Odată cu creșterea costului contractelor de închiriere ale proprietăților comerciale, tot mai multe organizații caută să economisească bani prin raționalizarea imobilelor lor.
Munca agilă este o soluție obișnuită la această problemă. Dar nu este niciodată la fel de simplă ca mutarea la un nou loc de muncă. De fapt, gândirea la acest lucru în termeni atât de superficiali va garanta eșecul.
Implementarea unui sistem agil poate reduce costurile imobiliare prin intervenții la locul de muncă. Poate face munca flexibilă, dar este mult mai mult decât atât. Este vorba despre viteză, adaptabilitate și reacție la schimbare.
Mutarea într-un nou mediu de lucru agil, de exemplu, oferă organizațiilor posibilitatea de a se digitaliza. Aceasta include introducerea de noi programe software sau aplicații care permit colegilor să comunice în timp ce trec între diferite locuri de muncă în mediul agil. În acest sens, noul loc de muncă devine „un hub” pentru organizația conectată digital.
Implementarea soluțiilor
Odată ce organizația înțelege obiectivele mai largi ale relocării, atenția ar trebui să se îndrepte spre soluție. Dacă scopul este de a spori productivitatea sau colaborarea, nevoile angajaților trebuie să fie esențiale în procesul decizional.
Adesea, aceasta înseamnă înlocuirea măsurilor tradiționale de gestionare a imobilelor și a facilităților cu activități precum productivitatea la locul de muncă și studii de strategie care investighează modul în care, când și unde își îndeplinesc serviciile.
Înarmate cu rezultate, organizațiile trebuie să proiecteze experiențe la fel de mult ca locurile de muncă. Trebuie să poată modela călătoria angajatului secundă cu secundă, simț cu simț și să creeze un răspuns emoțional.
Aceste experiențe trebuie să fie autentice și unice pentru nevoile lor.
Trebuie să încurajeze noile comportamente necesare în productivitate, colaborare sau agilitate. Prin urmare, liderii de afaceri trebuie să ia în considerare fuziunea spațiului, a tehnologiei, a informațiilor și a serviciilor.
Inclusiv a modului în care acestea converg pentru a reflecta personalitatea organizației și a sprijini eficacitatea oamenilor.
Procedând astfel, se elimină obstacolele care împiedică munca de zi cu zi a angajaților. Le vor oferi medii care îi mențin fericiți, sănătoși și productivi.
Comunicare efectivă
Transferul acestei competențe către angajați va necesita mai întâi participarea echipei de conducere. Prin aceste schimbări organizația democratizează deciziile la locul de muncă (pe baza dovezilor furnizate de date măsurate).
Liderii de afaceri pot ajuta apoi să încorporeze noua strategie sau filozofie. Ei trebuie să se asigure că întreaga organizație este pregătită pentru transformare.
Odată ce conducerea a aderat la planurile ambițioase din spatele relocării, echipele responsabile de proiect vor trebui să gestioneze așteptările angajaților.
Plasarea personalului într-un spațiu nou fără planificare, instruire sau consultare prealabilă poate să-l frustreze și să-l înstrăineze.
Răspunsul este dat de dezvoltarea unei strategii de comunicare ce spune o poveste convingătoare și explică obiectivele din spatele relocării.
Întâlnirile, atelierele axate pe schimbarea comportamentală și tururile din noul spațiu înainte de mutare vor ajuta angajații să înțeleagă ce se așteaptă de la ei.
„Campionii schimbării” numiți în mod special vor menține buzz-ul, vor actualiza colegii cu privire la orice progres realizat și vor acționa ca intermediari pentru cei care ar putea avea îngrijorări cu privire la schimbare.
Concluzie
Transformarea afacerii declanșată de relocare ar trebui să înceapă înainte ca mișcarea fizică să aibă loc și să se încheie mult după ce a fost finalizată.
Odată ce angajații s-au mutat, liderii organizației și echipele lor vor avea nevoie de instruire pentru a-i ajuta să dezvolte noi înțelegeri, practici și comportamente.
Relațiile, productivitatea și performanța vor putea să se îmbunătățească.
Angajații au nevoie de timp pentru a se acomoda cu noul mediu fizic și cultural. Care sunt factorii din tehnologia pe care o utilizează, modalitățile noi și agile de lucru și structura organizațională.
